دانشجو بایستی ابتدا با دریافت فرم فوق و ذکر دلایل و درج مدارک متقن به استاد راهنما مراجعه کرده و پس از اخذ تاییدیه از وی و معاون آموزشی دانشکده به اداره خدمات آموزش مراجعه کند، در انتها نیز بایستی درخواست او مورد تایید مدیر کل آموزش قرار گیرد.